Cómo crear e imprimir etiquetas a partir de una lista de Excel

Crear e imprimir etiquetas es más simple de lo que te imaginas. Tienes a tu alcance una herramienta que hará que esto sea muy fácil. No se trata de programas especializados en diseño ni nada por el estilo.

Excel es una herramienta conocida que puede ayudarte en múltiples tareas. No solo ordena datos mediante hojas de cálculos y establece relaciones entre ellos. También es posible crear e imprimir etiquetas en unos pocos pasos.

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Pasos para crear e imprimir etiquetas en Excel

Para crear e imprimir etiquetas tienes a tu alcance una herramienta más conocida por sus hojas de cálculo que por esta función. En ella, puedes ordenar infinidad de datos y relacionarlos unos con otros a tu gusto.

Cuentas, cálculos, gráficos y estadísticas son algunas, de las muchas funciones que Excel tiene para ofrecer. Pero aún hay más. Te permite hacer etiquetas e imprimirlas, sin necesidad de usar un programa de diseño específico.

Sigue estos simples pasos para crear tus propias etiquetas e imprimirlas a tu gusto y según tu necesidad:

Escribe tu lista de datos en Excel

El primer paso para crear e imprimir etiquetas es tener todas las direcciones o datos que irán en las etiquetas en una lista confeccionada en Excel. Este programa, a través de sus celdas, columnas y filas, facilita realizar todo tipo de listas.

Ten presente que los encabezados de las columnas serán utilizados para indicarle al programa cómo se distribuirán los datos en la etiqueta. Serán la referencia que daremos para que el programa sepa qué debe imprimir.

Completa los campos

Una vez que determinaste qué campos irán en la etiqueta, debes proceder a completarlos adecuadamente. En el ejemplo de más arriba, solo colocamos 4 categorías de datos: “Nombre y Apellido, Domicilio, Ciudad y Código Postal”.

Pero puedes colocar todos los datos que necesiten. Solo ten presente el tamaño de la etiqueta que vas a escribir, para lograr que toda la información quepa cómoda. Según la cantidad de filas que vayas completando, será el número de etiquetas a imprimir.

Guarda el archivo

Una vez que terminaste de completar todos los datos necesarios, llegó el momento de hacer la prueba. Para esto, es importante que hayas guardado el archivo con la información necesaria.

Dirígete a Word, otro viejo conocido

Ya creaste tus etiquetas, ahora llegó el momento de pasar a imprimirlas. Pero ello no lo harás desde Excel, sino que usaremos otra herramienta muy conocida y sumamente útil.

Se trata de Microsoft Word. Estos dos programas, si bien tratan temáticas diferentes, se complementan y ayudan para facilitarnos la vida. Es por eso que, en este caso, debes abrir Microsoft Word.

Haz clic en “Correspondencia”

En el menú superior de Word se encuentra la sección “Correspondencia”. Ingresa en esa pestaña y haz clic en “Etiquetas”. Una vez hecho eso, se abrirá una ventana en la que debes seleccionar el botón “Opciones”.

Aquí diseñarás tu etiqueta dándole el formato que necesites. Elige todos los detalles que consideres necesarios: márgenes, tamaño de papel, entre otros.

Indícale dónde está la lista que confeccionaste

Luego de efectuados los pasos anteriores, ve cerrando una a una las ventanas emergentes hasta llegar a la primera (Sobres y Etiquetas). En esta deberás seleccionar el botón “Nuevo Documento”.

Podrás visibilizar cómo se imprimirá la hoja con las etiquetas delimitadas con líneas punteadas. Pero las verás en blanco. Ahora es cuando debes indicarle de dónde tomar los datos.

Vuelve a “Correspondencia”

Debes hacer clic nuevamente en “Correspondencia” y seleccionar “Iniciar combinación de correspondencia” y en “Etiquetas. Es aquí que le indicarás el nombre del archivo de Excel que contiene tu lista.

Para hacerlo debes elegir la opción “Seleccionar destinatarios” y aquí eliges la lista que habías creado anteriormente. Comienzas a darle forma a la etiqueta incorporando la información que habías guardado.

Luego, deberás combinar campos. Para ello dirígete a “Insertar campo combinado”. Una vez que llegaste a este paso, insertas ese primer campo que te interesaba en la sección “Escribir e insertar campos”.

Los cambios se irán apreciando paulatinamente. Si deseas ver la impresora en acción, solo debes hacerle clic.

Crea, vuela, crece e imprime

De esta manera, llegamos al final de este artículo destinado a guiarte y facilitarte la impresión de etiquetas. Crear e imprimir etiquetas será una actividad diferente y creativa.

Y por, sobre todo, será una actividad divertida. Sin necesidad de recurrir a programas de diseño sofisticados, Excel puede darte todas las respuestas. Solo es cuestión de animarse y probar.