Añadir una fecha de caducidad a archivos compartidos es algo que, tarde o temprano, deberás aprender, si es que no lo has hecho aún. Y es que entre las numerosas herramientas que Google pone a disposición de sus usuarios, Google Drive es una de las mejores. No obstante, presenta ciertas limitaciones de seguridad sobre tus elementos compartidos con otros mediante esta vía.
Ello gracias a que, al no contar con tiempo de caducidad preestablecido, aquellos quedan abiertos indefinidamente, dejando expuesto su contenido a posibles modificaciones de terceros. Pero se trata de algo perfectamente corregible mediante una serie de actos que hoy compartimos contigo. Así que quédate con nosotros y veamos juntos el paso a paso de este procedimiento.
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¿Por qué colocar una fecha de caducidad a archivos compartidos mediante Google Drive?
La opción ofrecida por Google Drive para incorporar una fecha de caducidad a archivos compartidos, como dijimos antes, está orientada a preservar tu información. Pues este medio de comunicación originalmente fue ideado para quienes requieren mantenerse conectados en línea con personas ajenas a sus organizaciones. Ejemplo de ello podrían ser clientes y proveedores, entre otros.
Como se sabe, Google Drive resulta excelente para el destinatario del enlace correspondiente al archivo compartido. Este le permite apreciar, en tiempo real, la información que vayas incorporando en aquel, pero además de ello ofrece otras ventajas en general, tales como:
- Permite al destinatario acceder a los archivos deseados desde cualquier lugar.
- Posibilita efectuar cambios y ediciones con respecto al contenido de los archivos.
- Facilita acceso a varios dispositivos en simultáneo.
- Hace fácil buscar entre sus espacios los archivos allí almacenados.
- Permite ver cualquier tipo de elemento que poseas en calidad de archivo.
No obstante, al permanecer los archivos abiertos, luego de compartirlos, los piratas informáticos y demás personas inescrupulosas pueden atentar contra ti y tu organización. De hecho, bajo tales circunstancias, los interesados pueden ver los cambios que hagas sobre tales archivos en adelante. Y esto, definitivamente, no es algo que te convenga.
Por esa razón, básicamente, es tan conveniente la colocación de una fecha de caducidad a archivos compartidos. Para ello tu cuenta de Google Drive debe formar parte de Google Workspace, o de su versión antigua (Google Suite) y poseer un dominio personalizado. Pues de lo contrario podrás compartir tus documentos, pero sin capacidad para colocarle fechas de duración.
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Paso a paso para colocar fecha de caducidad a archivos compartidos en Google Drive
Como dijimos antes, hoy existen dos formas de colocar fecha de caducidad a archivos compartidos en Google Drive. Una de estas consiste en hacerlo mediante la plataforma Google Workspace, y la otra es mediante Google Suite, la antecesora de la primera. Este último procedimiento solo aplica para sus antiguos usuarios Premium, cuyas cuentas no fueron migradas a Workspace.
A continuación abordamos los procedimientos correspondientes a cada una de las versiones de la plataforma referida (nueva y antigua). Esto en virtud de la afiliación de tu cuenta de Google Drive a cualquiera de aquellas para tal fin.
Estando afiliado a Google Workspace
Como sabrás, las fechas de caducidad correspondientes a tus archivos a ser compartidos desde Google Drive pueden tener como destino a lectores, editores y comentadores. Cada elemento a compartir, sea un documento o una carpeta, exige elegir en cuál de los segmentos referidos deseas hacerlo. Y para lograrlo efectivamente, enseguida te mostramos los pasos en cada uno de estos casos.
Paso 1
Para compartir un solo archivo, ingresa a tu cuenta de Gmail mediante tu usuario y contraseña, y luego buscas entre sus herramientas a Google Drive. No obstante, también puedes ingresar directo a Google Drive con tu usuario y contraseña para colocar la fecha de caducidad a archivos compartidos.
Paso 2
Una vez tengas identificado al archivo presente en Google Drive que deseas compartir, lo abres o haces clic derecho directamente para luego compartirlo.
Paso 3
A continuación presionas el botón denominado “Compartir”.
Paso 4
Escoge el contacto con el cual deseas compartir el archivo en cuestión. En su defecto, también puedes colocar la dirección de correo electrónico en el segmento de búsqueda que aparece en la operación.
Paso 5
Selecciona algún rol particular para el contacto o los contactos destinatarios de aquel (Lector, Comentador o Editor).
Paso 6
Luego entras nuevamente al archivo que piensas compartir.
Paso 7
Enseguida vuelves a presionar en “Compartir”.
Paso 8
Presiona en la flecha que se encuentra a un lado de la figura correspondiente al usuario y selecciona la opción identificada como “Añadir Caducidad”.
Paso 9
De manera predeterminada, la fecha de vencimiento para el archivo a compartir es de 30 días, por ello debes modificarla a tu conveniencia.
Cuando decidas compartir nuevamente el archivo, a su lado podrás apreciar un ícono de tiempo que da fe sobre la programación hecha recientemente. Finalmente, cuando desees, puedes editar sus datos y reincorporar la nueva fecha de caducidad a archivos compartidos, según amerites.
Para el caso de compartir carpetas desde Google Drive, el proceso es semejante al de un único archivo antes referido. Solo tienes que ingresar a la carpeta de interés o presionar el botón derecho del ratón y elegir “Compartir”. Acá escoge el contacto con quien compartirás aquella y puedes configurar la fecha en cuestión.
Estando afiliado a Google Suite
El procedimiento para colocar fecha de caducidad a archivos compartidos en Google Drive cambia según la versión de la plataforma de afiliación. En tal sentido, los pasos en cuestión para hacerlo por medio de Google Suite son los siguientes:
Paso 1
Procedes a iniciar tu respectiva sesión en Google Drive, bien directamente o por medio de tu cuenta de correo electrónico en Gmail.
Paso 2
Busca entre tus archivos el elemento que deseas compartir mediante el enlace correspondiente.
Paso 3
Una vez ubicado el elemento a compartir, colocas el cursor sobre este y haces clic derecho.
Paso 4
Entre las numerosas opciones que te aparecen, haz clic en la identificada como “Compartir”.
Paso 5
Hecho lo anterior, en este punto debes seleccionar a la persona, las personas o incluso los grupos con los que deseas compartir tal elemento.
Paso 6
Luego, en la parte derecha e inferior de la pantalla podrás visualizar un botón denominado “Avanzado”. Presiónalo y verás varias opciones de configuración.
Paso 7
En la sección derecha aparece un ícono muy pequeño con forma de reloj, y mediante este eliges el horario que deseas establecer.
Paso 8
Por defecto, como fue señalado antes, Google Drive posee un lapso preestablecido de 30 días como tiempo de caducidad para sus archivos compartidos temporalmente. Así que te corresponde modificarlos según sean tus necesidades y aspiraciones al respecto.
Paso 9
Procede a aguardar los cambios realizados para finalizar el acto.
Satisfechos todos los pasos referidos, finalmente los enlaces correspondientes a los elementos que piensas compartir tendrán fechas de caducidad. Esto, por supuesto, en función de la programación que le hayas hecho durante el proceso.
Pero en vista de que normalmente tales cambios se aplican a todos los archivos que compartas en adelante, te conviene ser precavido al hacerlo. Por ello te recomendamos que, al colocar fecha de caducidad a archivos compartidos, cada vez que decidas compartir alguno, corrobores sus datos de programación.
¿Cómo saber si tu programación de fecha de caducidad a archivos compartidos ha sido programada correctamente?
Como suele suceder con la mayoría de las personas, luego de realizado este procedimiento puede que experimentes dudas sobre la posibilidad de haberlo hecho correctamente. No te preocupes, enseguida te damos dos formas de comprobar si la fecha de caducidad a archivos compartidos está efectivamente programada.
Procede a compartir el enlace con un amigo
Una de las mejores formas de verificar la correcta programación de fecha de caducidad a archivos compartidos es mediante un amigo de tu confianza. En ese sentido, le envías el link correspondiente y le pides que ingrese a este para verificar que el documento abre.
Posterior a ello, solo debes esperar el tiempo requerido hasta que llegue el momento de bloquearse en cumplimiento de tu previa programación. Sin embargo, debes recordar que para poder efectuar este acto efectivamente, tu amigo debe poseer cuenta en Google Drive. También debe poseer instalada la app de Google Drive, en el caso de hacerlo mediante el móvil.
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Comparte el enlace contigo mismo
Otra opción a tu alcance, quizás más segura y factible que la antes mencionada, consiste en compartir el enlace correspondiente contigo mismo. Hablamos de que si posees otra cuenta de Gmail, por ejemplo, puedes enviarlo allí para la verificación en cuestión.
¿Todo claro sobre cómo colocar fecha de caducidad a archivos compartidos en Google Drive?
Luego de lo visto en el presente artículo, esperamos haberte ayudado a establecer cómo colocar fecha de caducidad a archivos compartidos en Google Drive. Se trata esta de una práctica útil para brindar mayor seguridad a tus archivos a ser compartidos en un momento determinado por dicha vía. Ello bien sea por motivos de trabajo o de estudios, entre otros.
Como puedes apreciar, Google Drive resulta una herramienta muy útil para los interesados en este tipo de instrumentos. Pero, por si aún no abres tu cuenta en este sitio y deseas antes asegurarte de que sea la mejor opción, te hacemos una propuesta. Te invitamos a abordar un estudio comparativo entre Google Drive y OneDrive, otro gigante del área, y quizás así puedas convencerte.
