¿Conoces cual es la mejor manera de crear respuestas automáticas en Gmail? Esta es una de las funciones más útiles que podemos encontrar en esta plataforma de mensajería electrónica. Especialmente cuando hablamos de oficinas, empresas o agencias que trabajan por este medio.
Ciertamente Gmail ha evolucionado mucho con el paso de los años. Es así como actualmente es sin ningún tipo de dudas la aplicación de correo electrónico por excelencia en todo el mundo. Esto se debe a funciones como las respuestas automáticas, la cual te estaremos explicando hoy.
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¿De que se tratan las respuestas automáticas en Gmail?
Si no has escuchado hablar de las respuestas automáticas en Gmail, son simplemente mensajes que se envían automáticamente en una cuenta. Es decir, si tu escribes a la cuenta de una empresa, está te enviará un mensaje sin que sea necesario que una persona lo envíe.
Esta es una excelente función para empresas que quieren mantener cierto nivel de atención al cliente durante periodos vacacionales. Después de todo, no siempre los trabajadores están dispuestos a responder a todas las solicitudes. En general las ventajas de esta función son las siguientes:
- Podrás ejecutar respuestas rápidas para clientes que escriben a tu correo electrónico.
- Disminuye la pérdida de tiempo a la hora de responder mensajes, especialmente los que son repetitivos.
- Es una medida de control con respecto a los clientes de alta prioridad y baja prioridad. Así, puedes atender a aquellos que más lo necesitan en el momento.
- Evita que se note una ausencia de la empresa en sus canales de comunicación, lo cual es fatal. Da la impresión de que han cesado las actividades operativas.
- Puedes dirigir a los clientes a otros canales de comunicación donde la comunicación se oriente más hacia la venta.
Ahora, ¿Cuál es la mejor manera de crear respuestas automáticas en Gmail? Hay varios pasos a seguir dependiendo del dispositivo que estés utilizando y a continuación estaremos explicando el proceso en computadoras.
Respuestas automáticas en Gmail para computadora
Las computadoras siguen siendo un medio muy utilizado para el correo electrónico. Por eso, es importante saber generar respuestas automáticas en este medio. Para ello, los pasos son los siguientes:
- Debes abrir la aplicación de Gmail
- Selecciona el ícono de configuración que verás en la esquina superior derecha
- Debes dirigirte hacia abajo, hasta que encuentres una opción llamada “Respuesta automática”. En este punto debes activar dicha opción.
- Aparecerá la opción de rellenar espacios para periodo y asunto del correo. También puedes redactar el mensaje que recibirá la persona con instrucciones o información de interés.
- Para gestionar la privacidad de la respuesta automática debes seleccionar la casilla que está debajo del mensaje. Esta indica que solo aquellos usuarios registrados como contactos podrán ver dicho mensaje.
- Finalmente, la opción “Guardar cambios” hará que el mensaje quede guardado.
¿Cómo puedo desactivar las respuestas automáticas?
Suponiendo que ya el mensaje que forma parte las respuestas automáticas en Gmail no te sirve, debes eliminarlo. Esto lo puedes hacer fácilmente en una pestaña sobre la sección “Recibidos” de tu bandeja de entrada. Allí aparecerá una opción de “Finalizar ahora” la cual te permitirá desactivar el mensaje.
¿Cómo funciona la respuesta automática en Gmail?
Ahora bien, una vez que has activado las respuestas automáticas en Gmail, ¿Qué es lo que sucede? En primera instancia debes saber que esta no se activa inmediatamente después de terminar el proceso que hemos mencionado. De hecho, esto sucede de la siguiente manera:
- La activación de la misma sucederá a las 12:00 de la mañana del día que la has ejecutado.
- Al desactivarla, esta acción se producirá finalmente a las 11:59 de la noche del mismo día.
Esto es importante puesto que una vez hayas ejecutado la acción, los mensajes automáticos se seguirán enviando hasta cumplido el plazo. Con respecto al funcionamiento de los mismos, estos se envían la primera vez que alguien escribe a tu correo electrónico. Sin embargo, también pueden enviarse en ocasiones adicionales:
- Luego de haber modificado el asunto o cualquier elemento del correo, es probable que esto suceda. Después de todo, se trataría de un correo relativamente nuevo y sería enviado nuevamente a cualquiera que te escriba.
- Al escribirte la misma persona durante un plazo de 4 días luego de la primera vez, también sucederá.
- Está la opción de habilitar la respuesta automática a personas que formen parte de una empresa o institución.
Las respuestas automáticas en Gmail ofrecen distintas herramientas de gran utilidad. Por ejemplo, al seleccionar “Fuera de la oficina” los demás usuarios sabrán que no hay nadie respondiendo mensajes. Es una buena manera de establecer los horarios de atención al cliente en tu cuenta de Gmail.
En teléfonos móviles
Dado que Gmail viene por defecto en todos los teléfonos Android y es descargable en iPhone, es importante conocer como activar los mensajes automáticos. En realidad no es demasiado complicado, ya que debes seguir los siguientes pasos:
- Abre la aplicación y selecciona “Menú”, una opción que encontrarás en la esquina de arriba a la izquierda.
- Desliza hacia abajo hasta que encuentres la opción “Configuración”. Selecciónala y luego elige el icono de tu cuenta Gmail.
- Busca la opción “Respuesta automática” y selecciónala. Se te dará la opción de activarla y rellenar el asunto y el mensaje.
Con estos pasos podrás enviar respuestas automáticas en Gmail a través de tu teléfono. El procedimiento es básicamente el mismo tanto para Android como para iOS. Esto quiere decir que también lo puedes seguir en caso de ser usuario de tablet con alguno de los dos software.
Gestiona la atención al cliente con respuestas automáticas en Gmail
Gracias a las respuestas automáticas en Gmail nunca dejarás tu correo electrónico desatendido. Este es un error muy grave, ya que siempre las empresas y negocios deben mostrar actividad para atraer a sus clientes.
¿Te han quedado dudas? Tienes todos los pasos que debes seguir para configurar los mensajes automáticos sin importar tu dispositivo. Ya sea que administres un negocio o formes parte de atención al cliente, esto será de gran utilidad.
