En la era en la que nos encontramos, una de las cosas más importantes es la productividad. Esto incluye ser más eficiente y rápido. Para eso, te dejamos algunos trucos de Gmail para que seas más productivo, ya sea en la escuela o en tu trabajo.
Gmail es tu correo electrónico, pero también puedes hacer muchas otras cosas con él, además de enviar y recibir correos electrónicos. Si a esto le añades las extensiones que te ofrece la empresa, te darás cuenta de que puedes ser más productivo al tener todo en orden.
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1 – Elimina los correos de Gmail que no utilices:
Este es uno de las cosas más importantes: ¡elimina todos los días tu correo! Limpiar todos los días tu correo electrónico, como spam, correos no deseados, así como aquellos correos que no necesitas, es fundamental. Esto hará que tu correo no se atiborre de información que no necesitas.
De igual forma, eliminar tus correos no deseados es una muy buena opción, ya que con esa simple acción ayudas al medio ambiente. Así es, tu correo electrónico también es un elemento contaminante, así que tienes las razones suficientes para tomarte cinco minutos al día y eliminar esos correos que no necesitas.
2 – Destaca los mensajes importantes
En tu bandeja de entrada, de lado izquierdo, podrás ver una opción que dice “Destacados”. Esto significa que ahí podrás encontrar los mensajes que destacas y que son importantes para ti. Para destacar un correo electrónico, lo único que tienes que hacer es darle clic a la estrella que aparece en la notificación del mensaje. Se encuentra en la bandeja de entrada de lado derecho de cada uno de los correos electrónicos.
Sin embargo, hay otras opciones para destacar tus correos electrónicos, no solamente la estrella. Lo que tienes que hacer es activarlos. Para hacer eso debes irte a opciones, que es el símbolo de una tuerca que se encuentra en el lado superior izquierdo. Ya que estés en configuración, baja dentro del menú, hasta que encuentres la opción estrellas. Ahí vas a poder activar 1 estrella, 4 estrellas o todas las estrellas. Ya es cuestión de tus preferencias.
3 – Firma tus documentos
Si trabajas en un corporativo o simplemente quieres personalizar todos los correos que envíes, puedes colocarle una firma predeterminada. Esto lo puedes hacer para que todos tus correos tengan tu nombre y tu información de contacto, tales como tu correo electrónico, tu celular o bien un saludo o despedida especial.
Para activar esta opción, también puedes irte a configuración. Baja dentro del menú y busca la opción Firma. Ahí te va a decir que “Se adjunta al final de todos los mensajes enviados”. A continuación, le das en “+crear” y pones la información que deseas. Esta opción es valiosa, sobre todo para que no desperdicies tiempo en estar colocando tus datos de contacto en cada uno de los correos que envíes.
4 – Configura la respuesta automática
En el mismo menú de configuración, puedes crear una respuesta automática. Esta función es útil cuando tienes que escribir un mismo correo para varios destinatarios. Si la activas, cuando te llegue un correo, la respuesta automática se enviará de inmediato, hasta que tú te pongas en contacto con el destinatario.
Puedes modificar la fecha en que se envía el correo, la hora e incluso el periodo de tiempo en que quieras que se envíe tu respuesta automática. De igual forma puedes incluir a tu mensaje automático archivos adjuntos si así lo deseas.
Algunas extensiones
Desde la aplicación de Gmail para escritorio puedes adjuntar algunas extensiones que son muy útiles para aumentar tu productividad. Aquí te dejamos algunas opciones que te van a ayudar mucho. Estas extensiones se encuentran en el lado derecho de tu bandeja de entrada. Ahí encontrarás un signo de + para añadirlas. Puedes seleccionar las siguientes:
5 – Google calendar
Este calendario es maravilloso para anotar tus pendientes y las citas que tienes próximas. Gracias a su interfaz fácil e intuitiva, podrás organizar tu día, tu semana, y hasta meses posteriores. Así nunca vas a olvidar nada. También en este calendario puedes colocar colores distintos para cada una de tus actividades y clasificarlas de la mejor manera.
6 – Keep
Esta aplicación será muy útil tenerla en tus extensiones de Google. Aquí podrás planear tus proyectos de forma fácil y eficaz porque funciona como un cuaderno de notas. En esta aplicación podrás agregar archivos adjuntos como imágenes o fotos y hacer listas de todo lo que quieras.
7 – Contactos
Esta extensión es muy útil porque puedes adjuntar todos los contactos que tengas en todas tus aplicaciones. Desde los contactos que tienes en tu celular hasta los que tengas en Gmail o Hotmail.
8 – Task
Esta aplicación es de las más útiles cuando hablamos de productividad en Gmail, porque con Task puedes armas to do lists. Y las puedes clasificar en varias listas, es decir, ponerles diversos títulos. Esto es de las cosas más útiles que te puedes encontrar, porque así sabrás si hiciste todo lo que tenías que hacer durante el día o semana.
9 – Grammar
Grammar es una extensión sumamente útil a la hora de envía correos. Con esta aplicación podrás escribir de la mejor manera posible, porque te corrige desde faltas de ortografía, sintaxis o incluso el tono con el que envías los mensajes. Lo único que tienes que hacer es descargarla e instalarla.
10 – Zoom
Esta es otra extensión que puedes tener a la mano desde tu bandeja de entrada de Gmail. Aquí podrás hacer videollamadas y, como sabes, en esta época es muy necesario tener esta herramienta. Desde aquí puedes programar tus próximas reuniones con tus colegas, amigos o familiares.
Como podrás ver, Gmail no solo es una aplicación para recibir y enviar correos. Lo mejor es que puedes utilizarla para coordinar tus proyectos personales o los que tengas con tu equipo de trabajo. Gmail es una herramienta muy útil para ser productivo y ordenar tu día a día.
